شرکت رسا ارتباط بعنوان یکی از شرکتهای فعال در حوزه تولید، طراحی و ارائه راهکارهای سازمانی یکی از شاخص‌ترین محصولات جامع خود را با نام تجاری سامانه مدیریت جلسات و مصوبات رسا را تولید نموده است.این سامانه با نگاهی کاربردی و یکپارچه با سیستم گردش مکاتبات سازمان و همچنین ویدیو کنفرانس های رایج در سازمان‌ها از جمله  سیسکوCMS  و اسکایپ SKYPE  بیزینس تولید و ارائه گردیده است.

 

 

کاملا واضح است برگزاری جلسات به صورت کاغذی وقت زیادی از سازمان و بهمدیریت جلسات
خصوص مدیران را به خود اختصاص می دهد، هماهنگی های اولیه با شرکت
کنندگان، تهیه و رزرو مکان جلسه،خدمات پذیرایی، پیگیری مصوبات و… همگ ی
باعث ایجاد مشکلات فراوانی برای سرپرستان و مدیران سازمان ها می شوند. لذا
استفاده از یک سیستم نرم افزاری جامع جهت برگزاری جلسات مکانیزه که به صورت
کاملا کاربردی، تمامی مراحل یک جلسه، از هماهنگی قبل از تشکیل تا پیگیری
مصوبات جلسه و ارائه گزارشات مربوطه را در بر داشته باشد، می تواند نقش ارزنده
ای در تسهیل مدیریت سیستم جلسات و مصوبات داشته باشد .
سامانه مدیریت جلسات و مصوبات رسا بطور ویژه یکپارچکی لازم را در سه بخش
کلیدی هر جلسه ، به شرح زیر برقرار کرده است :
1 . سیستم گردش مکاتبات سازمان (سازمان الکترونیک و اتوماسیون اداری)
2 . سامانه ویدیو و وب کنفرانس سازمان (سیسکو و اسکایپ)
3 . اپلیکیشن مدیریت فرآیند جلسات و پیگیری مصوبات (نسخه وب و موبایل)
این امکان به شما کمک خواهد کرد که به راحتی هماهنگی های لازم از جمله مکان و
زمان جلسه و افراد حاضر در جلسه را بخوبی مدیریت کرده و اسناد آن را مانند
فر مهای درخواست جلسه، تایید دعوت به جلسه، مصوبات، صورت جلسات و … را
بصورت کاملا مکانیزه بر بستر اتوماسیون سازمان گردش داده و نتیجه لازم را کاملا
مستند دریافت نمایید.
همچنین در محیط نرم افزار میتوانید با بهره گیری از سامانه های ویدئو کنفرانس و
همچنین دستگاه های ویدئو کنفرانس ارتباطی امن،پایدار و جامع جهت برگزاری
جلسات آنلاین و تلفیقی داشته باشید.

 

توپولوژی و معماری سامانه مدیریت جلسات و مصوبات رسا

توپولوژی مدیریت جلسات

در حال حاضر نرم افزارهای مدیریت جلسات زیادی تولید و در بازار ارائه می گردد. اما در اغلب آنها دیدگاه تولید بصورت واحد، نرم افزار ی و جزیره ای بوده و بدلایل مختلف نتوانستند که تمامی ابزارهای لازم برای برگزاری یک جلسه کامل را بصورت یکپارچه در اختیار برگزارکنندگان جلسه قرار دهند. شرکت رسا ارتباط توانسته با دارا بودن فاکتورهای زیر این یکپارچگی را در محصول خود ایجاد کرده و کار را برای برگزاری یک جلسه امن و مبتنی بر روال گردش سازمانی برای مشتریان فراهم نماید .

1 – سابقه همکاری 15 ساله با گروه مهندسی آی کن (آیکن) و اشراف کامل بر روی محصولات سازمان الکترونیک و اتوماسیون اداری

2 – تیم تولید مجرب در حوزه نرم افزار و راهکارهای سازمانی

3 – دارا بودن تیم و همچنین تخصص لازم در زمینه راه اندازی سخت افزار و نرم افزارهای اتاق کنفرانس و سیستم های ویدیو وب کنفرانس از جمله CMS سیسکو و اسکایپ بیزینس (SKYPE For B)

فرآیند گردش کار مدیریت جلسات

ویژگیها و قابلیت های اساسی سامانه مدیریت جلسات و مصوبات

ویژگی های سامانه مدیریت جلسات
تنظیمات پیشرفته (ویدیو کنفرانس و آلارم‌ها)

 امکان تنظیمات پیشرفته برای آلارم‌های پیامک، ایمیل و تنظیمات ویدئو کنفرانس
 امکان انجام تنظیمات برای جلسات آنلاین بر بستر ویدیو کنفرانس سیسکو و اسکایپ
 امکان تعیین اتاق‌های ویدئو کنفرانس برای هرجلسه
 ارسال اتوماتیک لینک جلسه آنلاین با پیامک و ایمیل برای افراد حاضر در جلسه
 امکان ارتباط با سخت افزارهای ویدیو کنفرانس در جلسات آنلاین
داشبورد گزارشات (اتوماسیون اداری و اپلیکیشن همراه)
 داشبورد گزارشات کامل از مراحل جلسات، مصوبات و …
 امکان دریافت گزارش از وضعیت پیشرفت مصوبات
 گزارشات مدیریتی کلیه مراحل جلسات

مرحله جلسات نهایی شده (اتوماسیون اداری و اپلیکیشن) 

 تولید و ارجاع صورتجلسه به صورت اتوماتیک در صورت نهایی
شدن جلسه
 ثبت مصوبات جلسه و تعیین افراد اقدام و پیگیری کننده و
مهلت انجام آن ها
 ارسال اتوماتیک مصوبات برای اقدام و پیگیری کننده و گردش
کار تا دریافت نتیجه

مرحله درخواست جلسه (اتوماسیون اداری و اپلیکیشن همراه)

 امکان تعریف کمیته و کارگروهای تخصصی
 امکان تعیین دبیر، رئیس و منشی برای هر جلسه
 امکان چک کردن تقویم محل برگزاری جلسه بابت رزرو و نمایش تداخلات زمانی
 امکان چک کردن تقویم کاری دعوت شدگان جلسه و نمایش تداخلات زمانی
 امکان تعیین کارگروه و گروه تخصصی و عنوان جلسات
 تعریف دستور جلسه به تفکیک برای هر کارگروه و یا گروه تخصصی
 ارسال درخواست جلسه و دستو رات جلسه برای دریافت تایید دبیر جلسه

مرحله دریافت تاییدها و اطلاع رسانیهای اولیه (اتوماسیون اداری و اپلیکیشن همراه)

 اخذ تاییدیه حضور رئیس و دبیر جلسه و انتخاب منشی توسط رئیس
 اطلا رسانی دعوت، یادآوری و ل و جلسه بصورت پیامک و ایمیل برای تمامی اعضا
 اطلا رسانی به پنل اپلیکیشن همراه مدیریت جلسات
 ارسال اتوماتیک دعوتنامه‌ها به پنل کاربری و اپلیکیشن موبایل و رد یا تایید آن
 امکان تولید دعوتنامه از ایمیل برای افراد دعوت شده بیرون سازمانی
 امکان تایید یا رد پیامکی دعوت شدگان بیرون سازمانی
 امکان تعیین خدمات فنی، پذیرایی، تردد میهمانان و اسکان برای هر جلسه
 تولید و ارسال اتوماتیک فرم های دعوتنامه برای دعوت شدگان
 امکان لغو جلسه توسط دبیر و اطلا رسانی به اعضا به صورت خودکار

زیرساخت طراحی و پیاده سازی شده بر بستر گردش مکاتبات سازمان الکترونیک و اتوماسیون اداری گروه مهندسی آی کن

زیرساخت طراحی و پیاده سازی شده بر بستر گردش مکاتبات
زیرساخت طراحی و پیاده سازی شده بر بستر ایکن

مشخصات فرم اصلی و زیر فرم های درخواست و ثبت جلسات مدیریت جلسات

 امکان ثبت اولیه اطلاعات جلسه مانند عنوان، اولویت و نوع جلسه
 تعیین محل برگزاری جلسه بهمراه چک کردن اتوماتیک زمان های غیر رزرو
 تعیین کمیته و گروهای مرتبط
 تعیین دبیر و رئیس جلسه و ارسال اتوماتیک فرم برای دریافت تایید آنها
 تعیین تاریخ و ساعت برگزاری بهمراه مشخص کردن تداخلات زمانی
 مشخص کردن نوع برگزاری جلسه (حضوری، آنلاین)
 تعیین دعوت شوندگان درون سازمانی (انتخاب شخص یا انتخاب گروهها)،
مطلعین و افراد برون سازمانی
 انتخاب دسته‌ایی و گروهی افراد دعوت شده
 فرم ثبت مشخصات دعوت شدگان بیرون سازمانی
 فرم ثبت دستورات جلسه
 فرم خدمات فنی مورد نیاز جلسه
 فرم خدمات پذیرایی مورد نیاز در جلسه
 فرم خدمات تردد میهمانان بیرون سازمانی
 فرم تامین اسکان میهمانان جلسه
 فرم مصوبات جلسه با قابلیت انتخاب اقدام کننده ،پیگیری کننده و تعیین
مهلت زمانی برای هر مصوبه
 فرم صورتجلسات با قابلیت فراخوانی دستور جلسه و مصوبات مرتبط
 تولید اتوماتیک قالب چاپ صورت جلسه برای دریافت امضاهای فیزیکی
حضار جلسه
 فرم تنظیمات نحوه ارسال پیامکهای اطلاع رسانی
 فرم تنظیمات نحوه ارسال ایمیلهای اطلاع رسانی
 فرم تنظیمات مشخصات ویدیو کنفرانس و دسترسی‌های مجاز

پارامترهای گزارشات مصوبه یا دستور جلسه
موضوع مصوبه یا صورت جلسه موضوع …………
بازه تاریخ جلسه تاریخ از …… تا …….
نوع جلسه کمیته فنی/هیت مدیره/ بازرگانی و …..
وضعیت جلسه درحال تکمیل/ اتمام یافته/لغو شده/ درحال …
موضوع  مصوبه جلسه موضوع …………
موضوع دستور جلسه موضوع …………
محل برگزاری سالن جلسات۱/ سالن جلسات2 و …..
نام شرکت کنندگان نام : …………………………………………..
منشی/ دبیر / رئیس جلسه نام : …………………………………………..
مطلعین جلسه نام : …………………………………………..
پارامترهای گزارشات جلسه
موضوع جلسه موضوع …………
بازه تاریخ جلسه تاریخ از …… تا …….
نوع جلسه کمیته فنی/هیت مدیره/ بازرگانی و …..
وضعیت جلسه درحال تکمیل/ اتمام یافته/لغو شده/ درحال …
موضوع  مصوبه جلسه موضوع …………
موضوع دستور جلسه موضوع …………
محل برگزاری سالن جلسات۱ / سالن جلسات2 و …..
نام شرکت کنندگان نام : …………………………………………..
منشی/ دبیر / رئیس جلسه نام : …………………………………………..
مطلعین جلسه نام : …………………………………………..

گردش کار اتوماتیک فرم مصوبات

امکانات داشبورد گزارشات سازمان الکترونیک و اتوماسیون اداری

در این بخش گزارشات پیشفرض که در داشبورد گزارشات سامانه مدیریت
جلسات و مصوبات رسا طراحی شده را در سه بخش زیر معرفی میکنیم :

 جلسات

 مصوبات

 صورت جلسات

البته با توجه به امکانات موتور گزارش ساز سوازمان الکترونیک و اتوماسیون
اداری آی کن شما میتوانید به راحتی و با سرعت بسیار بالا گزارشات خاص
خود را برروی سامانه مدیریت جلسات و مصوبات طراحی و اضافه نمایید.

پیشخوان همراه خدمات الکترونیک کاملا یکپارچه با سازمان الکترونیک آیکن و ویدیوکنفرانس نسخه کاملا تحت وب و موبایل (IOS & Android)

رابط پیشخوان
پیشخوان همراه

 کاملا تحت وب و کاربر محور
 نسخه موبایل غیر وابسته به سیستم عامل (IOS & ANDROID)
 کاملا ماژولار برای توسعه منوها و سرویسها
 ابزار اعلان (Notification) در زمان (صفحه قفل یا بنری)
 دارای API برای اتصال به سایر نرم افزار سازمانی دلخواه
 منوی تنظیمات مجوزهای دسترسی کاربران
 منوی تقویم کاری کامل و کاربردی با امکان
امکان نمایش جلسات نهایی شده در فرآیند اتوماسیون
امکان بت رویدادهای روزانه اشخاص و بت آلارم‌ها
 لیست جلسات نهایی شده با امکان جستجو و روئیت جزییات
 منوی ایجاد و درخواست جلسات
 منوی مصوبات با امکان جستجو و روئیت جزییات
 منوی درخواستهای دعوت به جلسات با امکان جستجو
 منوی خدمات فنی و یا پذیرایی با امکان جستجو

مشخصات فنی سامانه پیشخوان همراه خدمات الکترونیک

مشخصات فنی سامانه پیشخوان همراه خدمات الکترونیک
مشخصات فنی
زبان  و متد برنامه نویسی PHP, SQL, Java Script
نسخه PHP, JavaScript PHP 8
تکنولوژی های امنیت بکار گرفته شده Rate Limit, CSRF Token, Bearer Token, JWT token, Session Encryption, Cookie, Encryption
پایگاه داده SQL
سیستم عامل سرور پیشخوان Linux
حداقل سورس نیاز برای راه اندازی CPU Dual Core, Ram2G, SSD HDD 20G
سیستم عامل سرویس گیرندگان Windows 7, Windows 8, Windows 10
نرم افزارهای موردنیاز سرویس گیرنده (دسکتاپ و موبایل) Multi Web Browser, IOS, Android
                                    امکانات شاخص و متدهای امنیت
احراز هویت دو عاملی (SMS & Google Authentication)
کاملا تحت وب
سازگار با انواع سیستم عامل های موبایلی
سیستم ارسال پیامک امن و بر بستر غیره تبلیغاتی
مجوزهای ورود زمانی و مکانی کاربران
اعمال مجوزهای دسترسی کاربران
منوی تنظیمات پیشرفته حق دسترسی کاربران
قابلیت ارتباط با سایر نرم‌افزارها از طریق  APIپیشرفته
منطبق با امنیت اتوماسیون اداری بر پایه امنیت جاری در اتوماسیون اداری آی کن

امکانات تقویم کاری جلسات و رویدادهای روزانه

امکانات تقویم و مدیریت جلسات

یکپارچگی کامل با فرآیندهای سامانه مدیریت جلسات و مصوبات و اتوماسیون اداری آی کن

 رویت تمامی جلسات، رویدادها و … به صورت روز، هفته، ماه و برنامه‌‌ایی

 دریافت اعلان یا NOTIFACATION در زمان نهایی شدن جلسات کاری (صفحه قفل یا بنری)

 ثبت آلارم برای رویدادهای کاری

 امکان ثبت رویدادهای روزانه در تقویم کاری

 امکان روئیت جزییات اطلاعات هر جلسه بعد باز کردن لینک جلسه

امکانات تقویم
رابط کاربری تقویم مدیریت جلسات

امکانات منو لیست جلسات، مصوبات و دعوت به جلسه

امکانات منو لیست جلسات و مصوبات
امکانات منو لیست جلسات

 یکپارچگی کامل با فرآیندهای سامانه مدیریت جلسات و مصوبات و اتوماسیون اداری آی کن

 رویت تمامی جلسات، مصوبات و دعوتها بصورت لیست شده

 دریافت اعلان یا Notification (صفحه قفل یا بنری)

 امکان جستجو و فیلتر سازی جلسات، مصوبات و دعوت‌ها
 

دریافت اطلاعات اولیه مانند نام درخواست کننده، عنوان، نو ، وضعیت، تاریخ و ساعت هر جلسه، مصوبه یا دعوت
 

بروزرسانی وضعیت جلسات و دعوت‌ها با فرآیندهای سامانه
 

بروزرسانی وضعیت مصوبات مانند درحال اقدام، درحال پیگیری، در انتظار تایید و به تاخیر افتاده و …
 

منو روئیت و دریافت اطلاعات تکمیلی هر جلسه یا مصوبه

منو لیست جلسات

امکانات منو ایجاد جلسه و خدمات فنی و پذیرایی

منو ایجاد جلسه و خدمات فنی و پذیرایی
امکانات منو ایجاد جلسه و خدمات فنی و پذیرایی

 ایجاد جلسه از طریق کارتابل همراه و یکپارچگی با فرآینده اتوماسیون اداری
 

 انتخاب تمامی فیلدهای مربوط به درخواست جلسه همانند فرم های جاری در گردش مکاتبات

 دریافت اعلان یا Notification (صفحه قفل یا بنری)

 امکان انتخاب کمیته و کارگروه های تخصصی، دبیر، رئیس و منشی برای هر جلسه

 امکان چک کردن تقویم محل برگزاری جلسه بابت رزرو و نمایش تداخلات زمانی

 امکان چک کردن تقویم کاری دعوت شدگان جلسه و نمایش تداخلات زمانی

 رویت لیست درخواستهای خدمات فنی نهایی شده و مورد نیاز در جلسه برای کارتابل کارشناسان فنی

 رویت درخواست های پذیرایی نهایی شده و مورد نیاز در جلسه برای کارتابل پرسنل خدمات

 منو رویت اطلاعات کامل جلسات

ویدئو کنفرانس یکپارچه با سازمان الکترونیک آی کن و پیشخوان همراه

(CMS CISCO & SKYPE FOR BUSINESS)

مدیریت جلسات
ویدیوکنفرانس رسا همراه با پیشخوان خدمت

چرا ویدئو کنفرانس داشته باشیم؟

در فضای پویای تجاری امروز ، سازمانها به طور مداوم به دنبال راه هایی برای
بهبود فرایندهای ارتباطی داخلی و خارجی خود هستند. بهبود بهره وری و
همکاری تیمی تقریباً در مرکز استراتژی هر سازمانی است. با این حال ،
رسیدن به این هدف همیشه آسان نیست و نیازمند ابزار و زیرساخت لازم و
کاربردی است.
خوشبختانه شما می توانید با یکپارچگی ابزارهای ویدئو کنفرانس با سامانه
مدیریت جلسات و مصوبات رسا به راحتی کسب و کار، سازمان، گروه یا تیم
خود را به طور ایمن به یک دیگر متصل و ملاقات کنید. در جلسات آنلاینی که
برگزار میکنید صفحه و اسناد خود را به اشتراک بگذارید. با یک ارتباط صوتی
و تصویری بسیار امن بین چند نقطه که در مکان هایی دور از هم قرار دارند،
جلسات خود را برگزار و تجزیه و تحلیل بسیار ارزشمندی را کسب کنید و بهره‌وری سازمان خود را چندین برابر کنید.

رشد استفاده از سیستم های ویدئو کنفرانس در جهان

رشد استفاده از سیستم های ویدئو کنفرانس در جهان

جدا از مسئله همه گیری کرونا، دورکاری و استفاده از سیستم های مرتبط با این
مقوله در جهان رو به رشد است. طبق گزاری Felxjobs حتی قبل از همه گیری
نیز، فقط در امریکا 3.9 میلیون نفر بصورت دورکاری کار می کردند. درحال حاضر
بسیاری از شرکتها دریافته‌اند که مزایای دورکاری در طولانی مدت می‌تواند
کارساز باشد. و آمارها طبق نمودار روبرور نشان میدهد که استفاده از نرم
افزارهای ویدئو کنفرانس در سال 2020 بسیار فراتر رفته است. برخی از دلایل
این افزایش به شرح زیر است :
  بازگشت سرمایه مطلوب با کاهش هزینه‌های جلسات حضوری
  حضور همزمان در چند مکان مختلف با استفاده از ویدئو کنفرانس
  صرفه جویی در زمان و سرعت بخشیدن به فعالیت‌های سازمانی
  حذف مخاطرات و مشکلات ناشی از سفرهای درون و برون شهری
  برگزاری جلسات منظم و غیر متمرکز بین مدیران سازمان‌ها و شرکت‌ها
  ارتباط مستمر با دپارتمان‌ها و یا شرکت‌های زیر مجموعه
  برپایی جلسات در هر موقعیت زمانی و مکانی و شرایط نامساعد جوی
  برپایی جلسات و سمینارهای بین‌المللی
  برپایی ارتباط امن و رمزنگاری شده برای جلوگیری از هر گونه نفو‌ذ و شنود
  امکان تبادل عکس ، فیلم، اسلاید و … از طریق به اشتراک گذاری تصاویر

فرم تنظیمات پیشرفته اتصال به ویدیو کنفرانس در اتوماسیون اداری آی کن

فرم تنظیمات پیشرفته اتصال به ویدیو کنفرانس در اتوماسیون اداری آی کن

تنظیمات پیامک

 قابلیت اتصال به سامانه پیامک سازمان
 قابلیت فراخوانی وب سرویس های پیامکی
 ارسال پیامکها از طریق شماره غیر تبلیغاتی
 امکان انجام تنظیمات پیش فرض ارسال پیامک
 امکان ارسال پیامک با متن دلخواه
 امکان تنظیم تکرارها در ارسال پیامک
 امکان تنظیم زمانهای ارسال پیامک

تنظیمات ایمیل

 قابلیت اتصال به ایمیل سازمانی
 امکان ارسال دعوت نامه‌ی جلسات از طریق ایمیل
 امکان تنظیم تکرارها در ارسال ایمیل
 امکان تنظیم زمانهای ارسال ایمیل
 امکان تنظیمات فنی پیش فرض ارسال ایمیل

تنظیمات ویدیو کنفرانس

 امکان اتصال به سیستم های ویدیو کنفرانس سیسکو و اسکایپ بیزینس و تنظیمات پیشرفته دسترسی افراد
 امکان انتخاب اتاق های ویدیو کنفرانس
 امکان ثبت صوتی و تصویری جلسات آنلاین
 امکان ارسال لینک جلسه آنلاین از طریق پیامک و ایمیل
 امکان یکسان سازی کاربران اتوماسیون و ویدئو کنفرانس

نمای از صفحات کاربری و راهبری ویدیو کنفرانس در حالت وب و نرم افزاری موبایل

نمای رابط کاربری ویدیو کنفرانس موبایل
رابط کاربری ویدیو کنفرانس
رابط کاربری دسکتاپ
رابط کاربری لاگین
نمای رابط کاربری

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.